Libros Contables y Legales Obligatorios en Venezuela

Código de Comercio Venezolano 
GO Ext 475 21-12-1955

Artículo 32°

Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios.

Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artículo 33°

El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Artículo 34°

En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.

No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Artículo 35°

Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Artículo 36°

Se prohíbe a los comerciantes:

1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.

2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

4º Borrar los asientos o partes de ellos.

5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Artículo 37°

Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta

Artículo 44°

Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro.

Artículo 260°

Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía deben llevar:
1º El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones que haga.
2º El libro de actas de la asamblea.
3º El libro de actas de la Junta de administradores.
Cuando los administradores son varios se requiere, para la validez de sus deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen otra cosa, los presentes deciden por mayoría de número.

Libro Diario
Características:
Libro de 2 columnas
Forma Continua u Hojas debidamente identificadas  con numero en caso que el registro se lleve de manera electrónica

Libro Mayor 
Características:
Libro de 3 Columnas
Forma Continua u Hojas debidamente identificadas  con numero en caso que el registro se lleve de manera electrónica

Libro de Inventarios
Características:
Libro de 2 Columnas
Forma Continua u Hojas debidamente identificadas  con numero en caso que el registro se lleve de manera electrónica

Libros Auxiliares si lo estima conveniente
-Libro de Entrada y Salida de Caja
-Libro Auxiliar de Ventas
-Libro Auxiliar de Compras
-Libro de Bancos o Conciliación Bancaria



Para el caso de las Compañías Anónimas y Sociedades Anónimas se requiere:

Libro de Acta de Asambleas
Características:
Rayado común 1 línea
Se utiliza para hacer anotaciones cuando la asamblea general de accionistas se reunan y tomen decisiones que afecten a la empresa.

Libro de Accionistas
Características:
Se utiliza para registrar el nombre de los accionistas, el numero de acciones que posee, y los cambios ocurridos en caso de nuevos accionistas o desincorporación de algún otro accionista


Libro de Actas de la Junta de Administradores
Características:
No es necesario que haya varios administradores para levantar un acta, sino que exista la figura que ejerza el papel y delivere decisiones.


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Código Orgánico Tributario (GO 6.152 Ext 18/11/2014)

Artículo 155. Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a cumplir con los deberes formales relativos a las tareas de fiscalización e investigación que realice la Administración Tributaria y, en especial, deberán:

l. Cuando lo requieran las leyes o reglamentos:

a. Llevar en forma debida y oportuna los libros y registros especiales, conforme a las normas legales y los principios de contabilidad generalmente aceptados, referentes a actividades y operaciones que se vinculen a la tributación y mantenerlos en el domicilio o establecimiento del contribuyente y responsable.

3. Exhibir y conservar en forma ordenada, mientras el tributo no esté prescrito, los libros de comercio, los libros y registros especiales, los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos imponibles.